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La méthode GTD (Getting Things Done !)


N’avez-vous jamais entendu parlé de la méthode GTD (Getting Things Done) ? Non ? Et bien sachez que cette méthode est une révolution dans le management des taches. L’investigateur de cette méthode, David Allen, propose sa méthode depuis plusieurs années aux Etats-Unis. Son livre « Prêt pour l’action, 52 stratégies pour devenir vraiment efficace ! », est un best seller international. Vous pouvez le trouver, sur les principaux sites de vente en ligne ou dans votre librairie du coin.

En quoi consiste cette méthode ? A s’organiser bien sûr mais surtout à se vider l’esprit ! Encore une méthode, une de plus, me direz vous. Oui mais celle-ci offre l’avantage d’être utilisable par tous sans avoir à se prendre (pas trop) la tête. Le fait d’écrire ce que vous devez réaliser, libère votre cerveau de retenir tout un tas de choses. Vous êtes plus productif.

La lecture de ce livre ne m’a pas vraiment appris grand chose. Mais sa méthodologie dans le traitement des tâches m’a intéressé. Je l’ai appliqué sur ma messagerie Outlook 2007 du travail.

Vous savez, entre les demandes de réunion, les lectures de fichier, les tâches courantes ou dans le cadre d’un projet d’entreprise, il y a toujours des choses à faire et un tas d’information à traiter. Et bien, imaginez que toutes ces choses arrivent dans une boîte et selon ce que vous devez en faire, vous les répertorier par contextes (@Actions, @Délégation, @Projets, @Ordinateur, @Maison, @Courses, @Appels etc…). Ainsi, suivant l’endroit où vous êtes (votre bureau, à la maison, en déplacement), votre liste vous permet de connaître les tâches que vous pouvez effectuer.

L’autre approche de cette méthode est de se focaliser sur la prochaine action. Pour avancer à coup sûr sur un projet ou réaliser un objectif, on se focalise sur la tâche à faire, puis sur la suivante et ainsi de suite. Ceci vous amène à décomposer votre tache en sous -taches (un mini projet en soi). Toutes les taches. Exemple facile : vous devez organiser une réunion. C’est simple en évidence. Mais quelle sera votre première action ? Trouver une salle, ou donner un ordre du jour de la réunion, définir une date de réunion, décider des participants etc… Une fois toutes les taches écrites, il vous reste à les traiter notamment en fonction du contexte dans lequel vous vous trouverez. Si je suis en présence de mon téléphone, je peux appeler les participants. Si je suis devant mon ordinateur, je peux lancer ma convocation etc… Le contexte vous permet de filtrer vos actions selon l’endroit où vous vous trouvez et/ou les moyens dont vous disposez.

Et c’est là qu’intervient un autre point crucial de la méthode. Si l’action à faire prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite. Si elle prend plus de 2 minutes, posez vous la question si elle peut être déléguée ou si elle est à archiver, à traiter plus tard ou à archiver…

Un logigramme vaut mieux qu’un long discours :

Logigramme GTD

Tous mes mails sont ainsi transformés soit en taches pour moi (@Actions), pour un collègue (@Délégation), soit en création d’un projet (ensemble de tâches), soit en rendez-vous, soit en attente de quelqu’un ou d’une information, soit en liste de choses à faire un jour/peut être. (C’est à dire, une liste de choses qui m’intéressent de faire mais qui ne sont pas encore prioritaires ou qui nécessitent plus d’incubation, de réflexion, ou tout simplement le bon moment (achat d’une maison par exemple)).

Mais attention, ne tombons pas dans l’extrême. Pour être productif, vous devez être actif dans la réalisation des tâches et pas dans l’écriture et le suivi des tâches. Et c’est là que vous devez vous discipliner ! Définissez un créneau horaire pendant lequel vous revoyez vos listes de taches et où vous les enrichissez et complétez. Tous les moyens sont bons pour écrire vos idées, ou que vous soyez. Un bloc note, votre ordinateur, votre téléphone portable. Quel que soit le moyen, vous devez tout traiter.

Vous ne devez pas laisser une information non traitée. Vous devez la traiter en action, ou la supprimer si elle ne sert à rien, ou l’archiver pour la consulter (c’est ce qu’on appelle une référence).

Désormais, je gère, suis mes taches, tout est noté, tracé, suivi. C’est beaucoup plus clair et effectivement ça me libère la tête puisque je note tout.

Remarque : la méthode de David Allen, ajoute aussi un niveau d’énergie nécessaire pour réaliser un tache. Si vous êtes fatigué, vous ne vous pencherez certainement pas sur le dernier bilan financier à réaliser… Pour ma part, je ne vais pas jusque là, ou du moins pas encore.

Si vous êtes intéressés par cette méthode, les blogs et sites ne manquent pas. Voici quelques liens :

La prochaine fois, je vous montrerai l’addon d’Outlook 2007 ClearContext, que j’utilise pour faire du GTD dans ma messagerie.

Et vous, êtes-vous GTD ?

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