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Méthode GTD – ClearContext


Après le petit post de la semaine dernière sur la méthode GTD, j’ai cherché à appliquer cette méthode sur ma boîte Outlook du travail.

Il ressort de mes recherches, trois principaux logiciels:

L’add-in officiel de David Allen ;

– une version en JAVA totalement gratuite Jello Dashboard ;

ClearContext ;

Après avoir tester les trois logiciels, tous disponibles en version d’essai, voici mon avis:

  • L’add-in  de David Allen développé par Netcentrics est simple, intégré convenablement dans outlook et reprend forcément la méthode GTD.   Mais il reste trop simpliste et ne permet en fait que de faciliter la création de tâches à partir de mail. Le coût demandé pour cet add-in est à mon sens trop important pour les fonctions offertes (74,85 $ !!!!);
  • Jello DashBoard est simple d’utilisation, gratuit donc,  mais ses bugs sous Exchange ne m’a permis d’en faire un tour précis. Notez également la lenteur d’affichage;
  • ClearContext est également une application payante mais qui reprend le meilleur de Netcentrics et de Jello Dashboard. Le prix demandé de 89,95$ est certes impressionnant mais le gain de temps et l’efficacité gagnée rentabilisent vite l’affaire.

Commençons le tour de ClearContext.

Information importante, je l’utilise quotidiennement au travail sous Exchange et tout fonctionne parfaitement.

Cet add-in est simple d’installation. Renseignez simplement l’emplacement de votre boîte de réception. ClearContext va alors enregistrer vos dossiers et sous dossiers comme étant des Topics (voir ci-après pour comprendre de quoi il retourne).

ClearContext vous propose une barre de menu configurable totalement intégrée dans Outlook. Y sont regroupés les principes GTD : Créer une tâche, un rendez-vous, différer ou déléguer :

actions

ClearContext facilite ainsi la création de tâche ou de rendez-vous à partir d’un mail. Vous retrouvez ensuite les options existantes d’Outlook : configuration des alarmes, affectation de tâche et de contacts etc…

Là où ClearContext fait la différence par rapport à la concurrence est sa capacité d’attribuer des TOPICs en plus des catégories usuelles d’Outlook :

topic_folders_suggestions

Ces Topics permettent de classifier vos mails, tâches et rendez-vous par conversation et tout simplement les archiver automatiquement vers un dossier de votre boîte mail. Donc si vous avez de multiples conversations sur un mail de départ, ClearContext attribue automatiquement le Topic originel pour vous faciliter le suivi et le classement. Et ce, en envoi ou en réception. Très sympa.

Plus fort encore, lorsque vous ouvrez un élément de Outlook, ClearContext vous offre un fenêtre d’historique qui reprend la création de tâche, les rendez vous etc…  et regroupe les mails que vous avez reçus et envoyés ! Super simple et très puissant.  En un clic, ClearContext vous restitue l’historique.

button_relatedview messagecontext

ClearContext a la capacité de différencier rapidement les mails en fonction des personnes émettrices et de l’importance que vous donnez aux émetteurs :

contact_priority_selectionFiltre importance Mail

Voilà pour le traitement de votre boîte de réception.

Pour suivre vos actions et vos projets, ClearContext vous offre un tableau de bord ( bouton button_dashboard) qui vous permet en une seule fenêtre de connaître vos rendez-vous, les tâches, les personnes concernées et les différents fichiers mis en pièces jointes dans les mails. Tous les éléments sont interactifs.

tabbed_dashboard_250px

Une petite démo de cet add-in pour vous rendre compte de toutes ses possibilités est disponible ICI.

Et si vous souhaitez aller plus loin, je vous invite à suivre les tutos.

C’est en anglais mais les vidéos permettent de comprendre facilement les nombreuses fonctionnalités.

En conclusion, ClearContext tient toutes ses promesses. C’est simple d’utilisation, fiable, stable et complet. C’est le parfait outil GTD pour Outlook.

La prochaine fois, je vous montrerai que l’on peut encore améliorer sa gestion GTD en complétant ClearContext de Xobni pour effectuer des recherches par mots clés dans Outlook (tâches, rendez-vous, contacts, pièces jointes).

A bientôt.

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