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Xobni la puissance de la recherche dans Outlook


En complément de ClearContext, je vous avez parlé la semaine dernière de Xobni (INBOX à l’endroit). Ce logiciel développé par une entreprise californienne, est un add-in pour Outlook qui vous offre un nouveau moyen d’organiser et de chercher vos mails.

Pour cela, Xobni crée un profil pour chaque personne avec qui vous correspondez. Ces profils contiennent les informations sur vos contacts, connections sociales (Facebook, Twitter etc…), les conversations et les pièces attachées, nombre de mails envoyés à ce contact, nombre de mails reçus en provenance de ce contact, mais aussi numéro de téléphone.

Lorsque vous cliquez sur un mail, Xobni vous donne la fiche contact et les mails associés. Vous avez instantanément un aperçu des échanges que vous avez avec ce contact:

xobni1


Maintenant, voyons la partie recherche. Vous entrez simplement des mots clés dans le menu SEARCH. Xobni affiche alors le fruit de cette recherche structurée par contact, conversations, fichiers partagés, rendez-vous et tâches.

Dans l’idée d’un moteur de recherche, vous pouvez entrer des mots clefs ou une certaine syntaxe pour cibler au plus près votre recherche. (des dates, des noms, opérations booléennes etc…).

pic_plussearch_qb

Enter… To get…
to:amy Results that have the word « amy » in the To/Cc fields.
« expense report » Results that contain expense report, in that exact order.
(mark or ryan) Results that contain either « mark » OR « ryan ».
date:yesterday All results that occurred yesterday.
before:4/12/2009 All results that occurred before April 12, 2009.
folder:sales All results found within folders labeled « sales ».

Xobni est bien plus puissant et souple d’emploi que la fonction recherche intégrée d’Outlook. Xobni indexe en effet tous vos mails pour accélérer vos recherches. Ca se fait en tache de fond sans ralentir le système.

Une autre fonction fort appréciable de Xobni est ‘AutoSuggest’:

Lorsque vous écrivez un mail, vous tapez l’adresse de votre correspondant et Outlook vous propose des adresses mails mais uniquement si vous les avez déjà utilisées. Mais quid de celles de votre répertoire que vous n’avez encore jamais saisies ? Outlook ne vous les présentera pas. Xobni oui ! Exemple vous cherchez une adresse mail à partir d’un prénom. Xobni vous liste l’ensemble des contacts rattachés à ce prénom que vous l’ayez ou non utilisé une seule fois. Simple, puissant et rapide.

pic_plusauto_splash

Dans l’idée de ClearContext, Xobni est en mesure de fournir un certains nombres de statistiques (email analytics): quantité de messages reçus et envoyés en fonction des jours de la semaine, des heures de la journée ou sur l’année précédente. Cela vous permet de connaître les personnes avec qui vous correspondez le plus, quelles sont vos heures où vous avez le plus de mails, qui vous répond le plus rapidement ou le plus lentement. Ces outils peuvent vous aider à vous améliorer et à corriger vos habitudes ou celles de vos collaborateurs par exemple. En complément, je vous invite à lire le post « Emails datamining » du Blog d’Olivier Ezrraty

En conclusion, Xobni est donc un excellent complément à ClearContext dans sa facilité à retrouver un élément de votre messagerie Outlook et vous évite de chercher dans tous vos répertoires, tâches, rendez-vous et contacts.

Faites en l’expérience et vous serez conquis. Une petite vidéo en anglais vous donnera un bon aperçu du logiciel.

Sachez qu’une version pour portable Blackberry est en développement et je ne manquerai pas de vous en parlez dès sa sortie.

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