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QUELQUES CONSEILS EN MATIERE DE COMMUNICATION ECRITE :

24 août 2016 Laisser un commentaire

La communication écrite et surtout celle par courrier électronique est devenue prépondérante dans nos vies personnelles et professionnelles.
Toutefois, tout n’est pas bon à écrire.
Ainsi dans le monde professionnel, il est bon de connaître les limites de cette communication et surtout les dangers auxquels elle peut nous exposer ou faire subir aux autres.
Parfois directement ou indirectement, mais sachez que maintenant les courriers électroniques peuvent être utilisé contre vous ou en tout cas peuvent desservir vos actions ou entacher la réputation de votre vie ou de votre entreprise.
Gardez donc bien à l’esprit que cet outil est formidable que s’il est bien magné (comme tous les outils vous me direz ;-)).

Pour commencer:

  • Interrogez-vous sur la nécessité de votre écrit;
  • Interrogez-vous sur ses destinataires (pas la peine de mettre la terre entière en copie !);
  • Restez dans votre domaine de compétence (et ne vous mêlez pas des affaires des autres. Chacun à sa place et à ses responsabilités c’est déjà pas mal);
  • Collez aux faits (et assurez vous que vous avez bien connaissance de l ’ensemble des faits);
  • Si vous faites part de votre opinion, identifiez la bien comme telle (n’en faites part que si c’est utile);
  • Si vous rapportez l’opinion ou une information provenant d’un tiers, identifiez la bien comme telle et identifiez la source (et soyez sûr de la confiance portée à cette source);
  • Si vous rédigez des rapports provisoires, identifiez les bien comme tels (n’hésitez pas à mettre des filigranes et à bien identifier le nom du fichier comme « provisoire »;
  • D’une manière générale, soyez prudents, factuels et complets. Les écrits restent, pas les paroles…
  • Prenez toujours le temps avant de répondre à des attaques ou à quelque chose qui vous touche et agace. Ne le faites jamais sous le coup de l’émotion (ça peut démontrer votre manque de sang froid et manque de maîtrise). Parfois, il vaut mieux écrire et supprimer le message. Le fait d’avoir écrit sans l’envoyer permet de libérer ses tensions. Enfin chez moi ça marche…

A FAIRE :

  • Documentez vos actions !
  • Tout écrit soulevant un problème de sécurité doit être suivi d’une réponse écrite appropriée;
  • Tout rapport intermédiaire doit être suivi d’un rapport final;
  • Toute question écrite doit être suivie d’une réponse écrite appropriée;
  • Toute action nécessite un suivi documenté jusqu’à sa fermeture.

A EVITER :

  • Les mémos « parapluie » (« il est de mon devoir… »);
  • Les mémos alarmistes (« nous courrons à la catastrophe… »);
  • Les écrits émotionnels, exagérés, accusatoires;
  • Les critiques larvées (« ce système qui ne marche jamais… »);
  • Les notes sibyllines;
  • La désinvolture (« dites-leur d’aller se faire voir… »);
  • L’humour sur des sujets ayant des implications en termes de sécurité;
  • Les inexactitudes (chiffres, données, faits erronés…);
  • L’amateurisme juridique (« je m’y oppose, car il pourrait y avoir des conséquences sur notre responsabilité. »);

Suivez bien ces quelques conseils pour vous éviter des ennuis ou tout simplement pour améliorer votre communication.

COMMENT AMELIORER LES DECISIONS | 2/2

25 juillet 2016 Laisser un commentaire

Etape 1: comprendre comment les décisions sont prises:

  • soit, les décisions sont prises de façon automatique , instinctive et émotionnelle (CHOIX 1);
  • soit, les décisions sont prises de façon lente, logique et réfléchie (CHOIX 2).

Etape 2: définir le problème:

  • le comportement humain est au coeur du problème;
  • les personnes n’agissent pas au mieux de leurs intérêts: ;
  • le problème peut-être défini de manière précise ou en sous-problèmes.

Etape 3: Diagnostiquer les causes sous-jacentes:

pour déterminer si les mauvaises décisions résultent d’un manque de motivation ou de biais cognitifs, posez-vous deux questions:

  • le problème est-il provoqué par l’absence totale d’action ?
  • s’il y a présence d’action, sont-elles amenées de façon qui introduit des erreurs systématiques dans le processus décisionnel ?

Etape 4: Elaborer la solution:

utiliser l’un des trois leviers:

  • déclencher le CHOIX 1 en introduisant des changements qui suscitent des émotions, limitent les biais ou simplifient les processus;
  • activer le CHOIX 2 en utilisant des évaluations collectives, en créant des possibilités de réflexion, en augmentant la responsabilité et en recourant aux rappels et aux incitations à planifier.
  • ou alors, contourner les CHOIX 1 et 2 en définissant des paramètres par défaut et en créant des ajustements automatiques.

Retenez qu’il est toujours plus difficile de tenter de changer la façon de raisonner et qu’il est préférable de modifier l’environnement décisionnel afin d’encourager les gens à faire des choix plus avisés.

Etape 5: Tester la solution:

  • soumettre la solution proposée à des tests rigoureux pour éviter les erreurs coûteuses;
  • identifier un objectif cible et qu’il soit mesurable;
  • identifier un éventail de solutions possibles et se concentrer sur une seule;
  • introduire le changement dans certaines parties de l’entreprise seulement.

Comment prévenir les erreurs de jugement ?

  • faites des évaluations en aveugle: augmentez votre capacité de jugement en éliminant l’influence des stéréotypes et autres facteurs non pertinents;
  • établissez des check-lists: les check-lists vous permettent de réduire les risques d’erreur en guidant notre attention sur les points importants;
  • utilisez des algorithmes: automatisez les décisions sur des points précis pour se prémunir du jugement humain.

LES MAUVAISES DECISIONS | 1/2

25 juillet 2016 Laisser un commentaire

Introduction:

Deux grands facteurs expliquent les mauvaises décisions: le manque de motivation et les biais cognitifs.

Si le problème de décision provient d’un manque d’action, il s’agit d’un problème de motivation. Dans le cas contraire, il y a des erreurs dans le processus décisionnel dû aux biais cognitifs.

Un biais cognitif est une erreur de traitement du cerveau qui amène un mauvais jugement.

Pour le manque de motivation je vous invite à lire ce post Déceler la démotivation au travail.

Pour les explications sur les biais cognitifs, c’est après…

Les biais les plus courants:

 

Biais liés à l’action:

  • optimisme excessif: surestimation du temps à passer sur une action, surestimation des événements positifs et sous estimation des événements négatifs.

Biais liés à la perception et au jugement:

  • biais de confirmation: nous avons tendance à privilégier les faits qui confirment une hypothèse et à délaisser les éléments qui la contredisent. Nous ne cherchons pas les preuves de manière impartiale;
  • effet d’ancrage et ajustement insuffisant: nous avons tendance à baser nos décisions sur une hypothèse initiale et à ne pas pouvoir nous départir de cette première impression;
  • pensée de groupe: nous recherchons le consensus aux dépens d’une évaluation réaliste des autres actions possibles;
  • égocentrisme: nous nous concentrons trop sur notre propre opinion sans que l’on puisse s’imaginer comment les autres peuvent être impactés par une politique ou une stratégie. Nous supposons que tout le monde a les mêmes informations que nous.

Biais liés à l’élaboration d’alternatives:

  • aversion pour la perte: nous accordons plus d’importance aux pertes qu’aux gains, ce qui nous rend plus frileux au risque que ce qu’un calcul rationnel recommanderait;
  • coûts irrécupérables: au moment d’envisager de futures actions, nous mettons l’accent sur les coûts historiques non récupérables;
  • escalade de l’engagement: nous investissons des ressources supplémentaires dans une proposition vouée à l’échec en raison des efforts, des fonds et du temps déjà engagés;
  • biais de contrôle: nous pensons que nous pouvons contrôler les résultats, ce qui nous amène à mal évaluer le caractère risqué d’une action.

Biais de stabilité:

  • biais de statu quo: en l’absence de pressions pour faire évoluer une situation, nous préférons le statu quo;
  • biais du présent: nous surestimons les avantages immédiats et sous-estimons les gains à long terme.

Pourquoi j’utilise Dropbox

1 septembre 2013 2 commentaires

Pourquoi j’utilise Dropbox ?

Dropbox est certainement le meilleur moyen :

– pour synchroniser mes fichiers entre PC, Mac et iPad;

– pour partager mes fichiers avec d’autres personnes.

Synchroniser

La force de Dropbox est de créer sur chaque terminal un répertoire dans lequel vous positionnez ce que vous voulez. Dropbox se charge ensuite de répercuter ces fichiers sur tous les autres terminaux. C’est simple et efficace.
N’oubliez sutout pas de cocher la case Activer la synchronisation LAN pour lancer la synchronisation sur votre propre réseau. C’est un gain de temps formidable…

Screenshot

 

N’oubliez pas non plus de cocher l’étoile pour que le fichier soit synchronisé et disponible localement sur votre iPad même si vous n’êtes pas connectés sur votre réseau ou internet.

Star

Dropbox pour iPad et iPhone permet de lire quantité de formats de fichier : suite Office, texte, images, audio etc… Si vous souhaitez utiliser vos applications préférées, Dropbox vous en laisse le choix avec le menu « Ouvrir dans… ».

Screenshot 2

 

Partager

 

Vous pouvez également partager vos fichiers.

IMG 0235 2

 

Pas besoin de compte Dropbox pour le destinataire. Si au contraire vous souhaitez travailler à plusieurs sur un même fichier, partagez le répertoire. Pour cela, slidez sur le nom du répertoire pour faire apparaître le menu adéquat…

IMG 0236

 

…puis la première icone pour visualiser le menu textuel:

IMG 0238

 

Sur votre Mac et/ou votre PC, votre Dropbox se présentera sous une simple forme de répertoire. Tout ce qui y sera déposé sera synchronisé sur tous les terminaux ayant le même compte.

Screenshot 3

 

Capacité de stockage

 

Sachez que Dropbox vous offre 2Go de données gratuitement pour toute ouverture d’un compte.
Si vous souhaitez augmenter la capacité de stockage, vous allez devoir mettre la main au portefeuille et ce n’est pas forcément bon marché. A vous de voir.

Screenshot 4

Notez que Dropbox offre quelques megaoctets supplémentaires si vous parrainez quelqu’un par exemple ou que vous associez votre compte Facebook etc…

 

Conclusion

 

J’espère que ce petit tour d’horizon des fonctions de Dropbox vous aura aidé et donné des idées de synchronisation et de partage.
Dropbox est à coup sûr un service de Cloud simple, rapide, fiable et gratuit.
A vous de jouer…

 

Présentation ZEN – Règles sur les listes à puces

24 juillet 2010 Laisser un commentaire

Dans le livre « Présentation ZEN », présenté dans le post du 22 juillet 2010, Garr Reynolds préconise de limiter au maximum les listes à puces dans les exposés.
Ceux qui pratiquent Powerpoint par exemple savent que c’est très difficile… Alors quelques conseils à suivre :

  • ne pas s’enfermer dans les modèles inclus dans Powerpoint et Keynote pour ne pas subir ces listes à puces;
  • appliquer la règle 1/7/7 : 1 idée par diapo, 7 lignes de texte maximum et 7 mots par ligne au maximum;
  • utilisez les avec modération : les gens se lassent vite des nombreuses diapositives avec listes à puces;
  • avant de faire une liste à puce, assurez-vous qu’aucune présentation visuelle n’est pas envisageable;

Remarque : les listes à puces sont utiles dans un document pour annoncer ou résumer un contenu (lister des caractéristiques d’un produit par exemple). Mais pas dans un exposé…

A vos diapos 😉