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Pourquoi j’utilise Dropbox

1 septembre 2013 2 commentaires

Pourquoi j’utilise Dropbox ?

Dropbox est certainement le meilleur moyen :

– pour synchroniser mes fichiers entre PC, Mac et iPad;

– pour partager mes fichiers avec d’autres personnes.

Synchroniser

La force de Dropbox est de créer sur chaque terminal un répertoire dans lequel vous positionnez ce que vous voulez. Dropbox se charge ensuite de répercuter ces fichiers sur tous les autres terminaux. C’est simple et efficace.
N’oubliez sutout pas de cocher la case Activer la synchronisation LAN pour lancer la synchronisation sur votre propre réseau. C’est un gain de temps formidable…

Screenshot

 

N’oubliez pas non plus de cocher l’étoile pour que le fichier soit synchronisé et disponible localement sur votre iPad même si vous n’êtes pas connectés sur votre réseau ou internet.

Star

Dropbox pour iPad et iPhone permet de lire quantité de formats de fichier : suite Office, texte, images, audio etc… Si vous souhaitez utiliser vos applications préférées, Dropbox vous en laisse le choix avec le menu « Ouvrir dans… ».

Screenshot 2

 

Partager

 

Vous pouvez également partager vos fichiers.

IMG 0235 2

 

Pas besoin de compte Dropbox pour le destinataire. Si au contraire vous souhaitez travailler à plusieurs sur un même fichier, partagez le répertoire. Pour cela, slidez sur le nom du répertoire pour faire apparaître le menu adéquat…

IMG 0236

 

…puis la première icone pour visualiser le menu textuel:

IMG 0238

 

Sur votre Mac et/ou votre PC, votre Dropbox se présentera sous une simple forme de répertoire. Tout ce qui y sera déposé sera synchronisé sur tous les terminaux ayant le même compte.

Screenshot 3

 

Capacité de stockage

 

Sachez que Dropbox vous offre 2Go de données gratuitement pour toute ouverture d’un compte.
Si vous souhaitez augmenter la capacité de stockage, vous allez devoir mettre la main au portefeuille et ce n’est pas forcément bon marché. A vous de voir.

Screenshot 4

Notez que Dropbox offre quelques megaoctets supplémentaires si vous parrainez quelqu’un par exemple ou que vous associez votre compte Facebook etc…

 

Conclusion

 

J’espère que ce petit tour d’horizon des fonctions de Dropbox vous aura aidé et donné des idées de synchronisation et de partage.
Dropbox est à coup sûr un service de Cloud simple, rapide, fiable et gratuit.
A vous de jouer…

 

Mon flux de travail – comment être efficace avec votre iPad et votre ordinateur au travail

18 août 2013 Laisser un commentaire

Une des complexités de nos jours est le traitement des informations qui nous arrivent de partout. Aussi bien par voie électronique que par papier.

Depuis quelques années, je me suis inspiré de la Méthode GTD principalement pour le traitement de mes mails qui est la plus grosse source d’informations.

Pour rappel, la Méthode GTD c’est 5 phases:

  1. collecter;
  2. traiter;
  3. organiser;
  4. suivre;
  5. faire.

Le but étant d’avoir 0 mail dans sa boîte. Et j’y arrive !

Pour m’aider dans ce process, j’utilise CLEARCONTEXT pour Outlook (uniquement que sur PC).

Cet addon me simplifie énormément la gestion des mails en automatisant leur archivage, la création des tâches et leur suivi. En résumé: soit je jète tout de suite, soit je réponds immédiatement si la tâche n’est pas longue (mois de 5 minutes), soit je délègue soit je remets à plus tard ce que je dois faire… Je gère ensuite mes tâches avec le module Clearcontext intégré dans Outlook.

Autre fonction importante, vous pouvez afficher l’ensemble des réponses pour un mail donné. En un clic, vous retrouvez l’historique des échanges comme un fil de discussion. Rapide et efficace…

Ce flux de travail ne serait pas complet si je ne pouvais pas faire la même chose sur un iPad. Il existe une multitude d’apps pour cela… A ne plus s’y retrouver.

Pour ma part, je base tout sur Evernote, PocketInformant Pro et TaskTaskHD.

Ce choix a été porté par la volonté de synchroniser l’ensemble de mes données entre le PC du boulot, les MAC de la maison et l’iPad que je trimbale partout, en s’appuyant sur Microsoft Exchange.

Evernote pour garder tous les documents, idées, croquis etc… Le logiciel est disponible sur le Web et sur toutes les plateformes (Blackberry, iOS, PC, MAC). Impossible de passer à côté. Où que vous soyez et quelque soit l’appareil utilisé, vous avez accès à toutes vos notes et fichiers !

PocketInformant Pro est simple et regroupe l’agenda, les contacts et les tâches. Seul reproche,  la non prise en charge des catégories associées à Outlook… Grosses lacune à mon sens pour notre démarche GTD. Que je comble donc avec TaskTask HD. Ah si, dernier point noir, il ne gère pas les notes Outlook… Mais comme je n’ai pas de notes Outlook, ça n’est pas gênant.

PocketInformant_Vue agenda TaskTask HD

Un dernier outil utilisé pour la recherche sur Outlook : Xobni. C’est avant tout un excellent moteur de recherche dans Outlook. Vous entrez des mots clefs, une période ou encore un nom de contact et il vous donne les résultats. Fort pratique pour retrouver des informations de longue date dans des gigaoctets d’archives mail.

Voilà donc la base des outils de mon flux de travail.

Pour le flux à proprement dit, voici la map explicative (en PDF):

Flux de travail avec iPad

Je vous invite en passant à (re)découvrir mon post sur les 10 applis sur iPad à posséder (du moins à mon sens).

Ceci n’est bien entendu que ma propre expérience et ne serait en rien la méthode ultime. D’ailleurs quelle serait-elle ?

Mes applis sur iPad pour l’entreprise

9 septembre 2012 Laisser un commentaire

Comme vous le savez peut-être déjà, un iPad en entreprise c’est possible.

C’est certainement un des outils les plus performants: rapide, conviviale, autonomie, poids, etc… Je l’emmène partout. J’ai accès instantanément à mes mails, à mon agenda et à mes documents. Voilà pour l’appareil.

Pour les applications, le choix est vaste sur l’Apple Store (et c’est peut dire). Et après de nombreuses évaluations (et des heures d’essais), je vous donne mes applications préférées:

  • Evernote: incontestablement l’application qu’il faut avoir. Sa facilité d’utilisation et surtout sa synchronisation multiplateforme en fait un incontournable. Je l’utilise aussi bien pour les notes pro que perso. J’ai un compte pro pour utiliser les fonctions PDF et archivage des documents office.

  • TASKPAPER: déjà présenté dans ce billet, c’est un gestionnaire de tâches léger et que l’on peut facilement accomoder à la sauce GTD. Je m’en sers plus que comme mini gestionnaire de projets que comme gestionnaire de tâches.Mza 2236123291585954324 480x480 75

     

  • Remember the milk : est mon gestionnaire de tâches. Synchronisée avec l’outlook du boulot, c’est une application simple et performante. Là encore, il et possible de l’utiliser en GTD. Voir ce billet pour plus d’explications.Mzl oykgabfa 480x480 75

     

  • iThoughts : pour réaliser rapidement des cartes de type mindmapping ou des diagrammes, c’est une bonne application.

    IPad horiz

  • Goodreader : pour lire et annoter tous les fichiers en PDF, rien de tel que cette application. Rapide, souple et efficace. Le plus : la possibilité de synchroniser un répertoire de votre ordinateur pour échanger des fichiers. Seul reproche: l’impossibilté de restructurer un fichier PDF (supprimer une page, réarrange l’ordre des pages etc…). Pour cela, j’utilise PDF Expert. ce dernier fait la m^me chose que Goodreader mais en moins vite. Son seul vrai avantage est sa capacité à réarranger un fichier PDF.

  • Quickoffice Pro HD: ça c’est pour le travail sur Excel et Word. Ce n’est pas l’application ultime, mais c’est à mon avis la moins pire. Il y a bien entendu Numbers, Pages et Keynote, mais ce n’est pas pleinement compatible avec mes fichiers du boulot. Sinon je prendrai sans hésiter ces trois applications Apple.
Quickoffice pro hd ipad 03
  • Bamboo Paper: pour la prise de note à la main levée ou réalisation de croquis, Bamboopaper est performant et rapide. En beaucoup plus complet et légèrement plus complexe, il y a Note Taker HD. Si vous aimez prendre beaucoup de notes à la main ou au stylet, préférez Note Taker HD. Il est conçu pour cela et le fait très bien.

  • miCalHD: en remplacement de Calendrier. Le plus par rapport à Calendrier est d’avoir le N° des semaines. Indispensable dans mon travail… Autrement Calendrier fait très bien l’affaire.Micalhd 650

     

  • 1Password Pro: pour stocker en sécurité l’ensemble de mes mots de passe. Forcément aussi utile en pro que perso.Accounts p

     

  • iFiles: comme gestionnaire de fichier.s Permet de gérer vos fichiers stockés sur votre iPad, ou sur Dropbox. Le FTP est possible ainsi que d’autres sites de stockage (GoogleDocs, Box.net) etc… Il a aussi un module ZIP bien utile pour les pièces jointes issues de Mail.IFiles ipad screen

     

Voilà donc mes 10 applis à usage quotidien.

Notez leur fréquente mise à jour et leur prix mesuré. C’est d’ailleurs un autre avantage de l’iPad: posséder pour un coût modique des applications pro.

Catégories :GTD, iPad, Management Étiquettes :

iPad en entreprise – Séminaire Apple et ECONOCOM

6 février 2012 1 commentaire

Voici un résumé du séminaire « iPad en entreprise » ayant eu lieu le jeudi 2 février, conjointement présenté par Apple et ECONOCOM.

Tout d’abord, notons l’excellent accueil réservé aux 30 personnes présentes.

Ce séminaire commence d’abord par une présentation rapide de l’entreprise Apple avec une chronologie depuis les années 1980 et le gros boum des ventes  depuis 2010 avec la démocratisation de l’iPad, iPhone, iAd, MacBook Air etc…

 

Quelques chiffres :

  • L’iPad pèse en 2010, 1/4 des revenus chez Apple avec 55 millions de pièces vendues. Et quand je pense que l’on pouvait lire dans la presse que l’iPad, et les tablettes en général, seraient un échec…
  • 63,6 millions de tablettes en 2011 dont 55 millions d’iPad 1 & 2;
  • 70% des entreprises utiliseront des tablettes en 2015;
  • Plus de 40% des entreprises ont déjà prévus un budget tablette sur 2012;
  • 28% des utilisateurs de tablette l’utilise comme ordinateur principal;
  • La tablette arrive en entreprise par le biais des utilisateurs.

 

Les avantages de l’iPad en entreprise sont :

  • Fin, rapide, léger et autonomie de 10 heures (largement de quoi tenir une journée de travail (bien mieux qu’un PC portable));
  • Compatibilité avec tous les appareils Apple: facile de mise à jour surtout comparé à d’autres systèmes d’os;
  • Instantanée d’utilisation (on allume et c’est opérationnel dans la seconde);
  • Pas de plugin à installer, tout est en standard et transparent (notamment la lecture de PDF);
  • Comptabilité Exchange pour les calendriers et contacts;
  • Vidéoconférence en natif;
  • Applications en standard ou facilement installables:
    • traitement des documents de type Microsoft Office;
    • Accès aux documents par Sharepoint et FTP;
    • Système collaboratif type Webex;
    • Outils divers de brainstorming et d’organisions des tâches;
    • Outils de veille technologie pour réalisation de tableaux de bord avec possibilité de liaisons dans un ERP (SAP, ORACLE etc…);
    • Formation du personnel à l’aide de vidéos et accès à une documentation technique (Autocad, plans etc…). Exemples : manuel de vols dans les compagnies ou Boeing pour la documentation technique;
    • Effectuer des transactions bancaires;
    • Gestion d’inventaires, de stock et de commandes;
    • Services de géolocalisation;
    • Mail, contacts, agenda…
    • L’iPad dans l’Enseignement :
      • L’iPad, simplifie l’utilisation des manuels. L’arrivée de iBook Author facilite la création des documents de formation, enseignement et de diffusion simple, rapide et efficace: iTunes U.
      • Dictionnaires, nombreuses applications éducatives  (Apprentissage des nombres et des lettres, histoire, géographie etc…).
  • Intégration transparente:
    • Exchange, VPN;
    • Sécurité innée de iOS : plateforme la plus sécuritaire (chiffrement matériel).

Déploiement des iPad :

  • Pas besoin de Pc pour activation, configuration initiale ou mise à jour.
  • On peut garder iTunes uniquement pour la sauvegarde et les parties multimédia de iTunes sont déconnectantes.
  • Gestion des appareils par MDM (Mobile Device Management) : gestion des profils, des applications installées et des sauvegardes ;
  • Possibilité d’utiliser iTunes store ou son propre store.

 

Les questions à se poser pour déployer des iPad en entreprise :

  • Définir les usages de la tablette :
    • Quels sont les profils d’usages (commerciaux, marketing, production etc…). À quoi va servir la tablette, pour accomplir quelles taches etc…
  • Facteurs clés de succès:
    • Simplicité des usages;
    • Ergonomie et interface utilisateurs;
    • Implication du top management;
    • Intégration à l’existant;
    • Accompagnement au changement;
    • Facilité de déploiement des tablettes.
  • Freins et besoins:
    • Enjeux sécuritaires;
    • Applications existantes non adaptables;
    • Investissements à consentir;
    • Difficulté à démontrer le retour sur investissement;
    • Transformations des modes de travail;
    • Gestion et maintenance.
  • Facteurs d’incitation au changement :
    • Améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité;
    • Accès aux infos sans contrainte;
    • Développement de l’image de l’entreprise;
    • Évolution vers le mode collaboratif.

Le coût de l’iPad en entreprise:

Là tout dépend du nombre d’iPad déployé et des applications installées ou encore de la présence ou non d’un développement particulier à votre activité.

La location de machine sur plusieurs années est faisable et permet de maîtriser et répartir le budget. Un ordre d’idée : d’environ 30 euros par an sur deux ans.

Ce qui, comparé à des solutions pour PC portable par exemple, reste abordable.

Ensuite ce prix dépendra aussi des garanties que vous voulez sur les appareils (remplacement sous 24 heures, gestion des machines et des profils en externalisé etc…).

C’est sur ce créneau qu’une entreprise comme ECONOCOM et sa solution EVERPAD peut vous aider à établir et déployer votre projet.

 

Conclusion:

Ce que je retiens de ce séminaire est un bouleversement dans les entreprises avec l’arrivée des tablettes.

C’est à mon sens une solution fiable, simple, pratique, rapide et professionnelle.

L’infrastructure légère de ce type de machine, lié à la possibilité d’un développement « simple et rapide » d’application vont accélérer cette tendance.

D’ailleurs Apple met tous les moyens pour effectuer et inciter ce basculement : iBooks, iTunes U et iBooks Author par exemple sont faciles d’accès.

Le plus dur est encore de convaincre les responsables informatique des bienfaits de ces tablettes…

Mais quelque soit notre secteur d’activité et la taille de notre entreprise, nous allons forcément vivre (ou subir) ce basculement…