QUELQUES CONSEILS EN MATIERE DE COMMUNICATION ECRITE :

La communication écrite et surtout celle par courrier électronique est devenue prépondérante dans nos vies personnelles et professionnelles.
Toutefois, tout n’est pas bon à écrire.
Ainsi dans le monde professionnel, il est bon de connaître les limites de cette communication et surtout les dangers auxquels elle peut nous exposer ou faire subir aux autres.
Parfois directement ou indirectement, mais sachez que maintenant les courriers électroniques peuvent être utilisé contre vous ou en tout cas peuvent desservir vos actions ou entacher la réputation de votre vie ou de votre entreprise.
Gardez donc bien à l’esprit que cet outil est formidable que s’il est bien magné (comme tous les outils vous me direz ;-)).

Pour commencer:

• Interrogez-vous sur la nécessité de votre écrit;
• Interrogez-vous sur ses destinataires (pas la peine de mettre la terre entière en copie !);
• Restez dans votre domaine de compétence (et ne vous mêlez pas des affaires des autres. Chacun à sa place et à ses responsabilités c’est déjà pas mal);
• Collez aux faits (et assurez vous que vous avez bien connaissance de l ’ensemble des faits);
• Si vous faites part de votre opinion, identifiez la bien comme telle (n’en faites part que si c’est utile);
• Si vous rapportez l’opinion ou une information provenant d’un tiers, identifiez la bien comme telle et identifiez la source (et soyez sûr de la confiance portée à cette source);
• Si vous rédigez des rapports provisoires, identifiez les bien comme tels (n’hésitez pas à mettre des filigranes et à bien identifier le nom du fichier comme « provisoire »;
• D’une manière générale, soyez prudents, factuels et complets. Les écrits restent, pas les paroles…
• Prenez toujours le temps avant de répondre à des attaques ou à quelque chose qui vous touche et agace. Ne le faites jamais sous le coup de l’émotion (ça peut démontrer votre manque de sang froid et manque de maîtrise). Parfois, il vaut mieux écrire et supprimer le message. Le fait d’avoir écrit sans l’envoyer permet de libérer ses tensions. Enfin chez moi ça marche…

A FAIRE :

• Documentez vos actions !
• Tout écrit soulevant un problème de sécurité doit être suivi d’une réponse écrite appropriée;
• Tout rapport intermédiaire doit être suivi d’un rapport final;
• Toute question écrite doit être suivie d’une réponse écrite appropriée;
• Toute action nécessite un suivi documenté jusqu’à sa fermeture.

A EVITER :

• Les mémos « parapluie » (« il est de mon devoir… »);
• Les mémos alarmistes (« nous courrons à la catastrophe… »);
• Les écrits émotionnels, exagérés, accusatoires;
• Les critiques larvées (« ce système qui ne marche jamais… »);
• Les notes sibyllines;
• La désinvolture (« dites-leur d’aller se faire voir… »);
• L’humour sur des sujets ayant des implications en termes de sécurité;
• Les inexactitudes (chiffres, données, faits erronés…);
• L’amateurisme juridique (« je m’y oppose, car il pourrait y avoir des conséquences sur notre responsabilité. »);

Suivez bien ces quelques conseils pour vous éviter des ennuis ou tout simplement pour améliorer votre communication.