Mon flux de travail – comment être efficace avec votre iPad et votre ordinateur au travail

Une des complexités de nos jours est le traitement des informations qui nous arrivent de partout. Aussi bien par voie électronique que par papier.

Depuis quelques années, je me suis inspiré de la Méthode GTD principalement pour le traitement de mes mails qui est la plus grosse source d’informations.

Pour rappel, la Méthode GTD c’est 5 phases:

1. collecter;
2. traiter;
3. organiser;
4. suivre;
5. faire.

Le but étant d’avoir 0 mail dans sa boîte. Et j’y arrive !

Pour m’aider dans ce process, j’utilise CLEARCONTEXT pour Outlook (uniquement que sur PC).

Cet addon me simplifie énormément la gestion des mails en automatisant leur archivage, la création des tâches et leur suivi. En résumé: soit je jète tout de suite, soit je réponds immédiatement si la tâche n’est pas longue (mois de 5 minutes), soit je délègue soit je remets à plus tard ce que je dois faire… Je gère ensuite mes tâches avec le module Clearcontext intégré dans Outlook.

Autre fonction importante, vous pouvez afficher l’ensemble des réponses pour un mail donné. En un clic, vous retrouvez l’historique des échanges comme un fil de discussion. Rapide et efficace…

Ce flux de travail ne serait pas complet si je ne pouvais pas faire la même chose sur un iPad. Il existe une multitude d’apps pour cela… A ne plus s’y retrouver.

Pour ma part, je base tout sur Evernote, PocketInformant Pro et TaskTaskHD.

Ce choix a été porté par la volonté de synchroniser l’ensemble de mes données entre le PC du boulot, les MAC de la maison et l’iPad que je trimbale partout, en s’appuyant sur Microsoft Exchange.

Evernote pour garder tous les documents, idées, croquis etc… Le logiciel est disponible sur le Web et sur toutes les plateformes (Blackberry, iOS, PC, MAC). Impossible de passer à côté. Où que vous soyez et quelque soit l’appareil utilisé, vous avez accès à toutes vos notes et fichiers !

PocketInformant Pro est simple et regroupe l’agenda, les contacts et les tâches. Seul reproche,  la non prise en charge des catégories associées à Outlook… Grosses lacune à mon sens pour notre démarche GTD. Que je comble donc avec TaskTask HD. Ah si, dernier point noir, il ne gère pas les notes Outlook… Mais comme je n’ai pas de notes Outlook, ça n’est pas gênant.

Un dernier outil utilisé pour la recherche sur Outlook : Xobni. C’est avant tout un excellent moteur de recherche dans Outlook. Vous entrez des mots clefs, une période ou encore un nom de contact et il vous donne les résultats. Fort pratique pour retrouver des informations de longue date dans des gigaoctets d’archives mail.

Voilà donc la base des outils de mon flux de travail.

Pour le flux à proprement dit, voici la map explicative (en PDF):

Je vous invite en passant à (re)découvrir mon post sur les 10 applis sur iPad à posséder (du moins à mon sens).

Ceci n’est bien entendu que ma propre expérience et ne serait en rien la méthode ultime. D’ailleurs quelle serait-elle ?

Xobni la puissance de la recherche dans Outlook

En complément de ClearContext, je vous avez parlé la semaine dernière de Xobni (INBOX à l’endroit). Ce logiciel développé par une entreprise californienne, est un add-in pour Outlook qui vous offre un nouveau moyen d’organiser et de chercher vos mails.

La méthode GTD (Getting Things Done !)

N’avez-vous jamais entendu parlé de la méthode GTD (Getting Things Done) ? Non ? Et bien sachez que cette méthode est une révolution dans le management des taches. L’investigateur de cette méthode, David Allen, propose sa méthode depuis plusieurs années aux Etats-Unis. Son livre « Prêt pour l’action, 52 stratégies pour devenir vraiment efficace ! », est un best seller international. Vous pouvez le trouver, sur les principaux sites de vente en ligne ou dans votre librairie du coin.

En quoi consiste cette méthode ? A s’organiser bien sûr mais surtout à se vider l’esprit ! Encore une méthode, une de plus, me direz vous. Oui mais celle-ci offre l’avantage d’être utilisable par tous sans avoir à se prendre (pas trop) la tête. Le fait d’écrire ce que vous devez réaliser, libère votre cerveau de retenir tout un tas de choses. Vous êtes plus productif.