GESTION DU TEMPS | 5/5

La tyrannie de l’urgence:

C’est face à elle que les méthodes de gestion du temps montrent leurs limites. Vous avez beau appliquer, maîtriser votre emploi du temps celui-ci reste à la merci des urgences.

Et nous sommes tous soumis à cette tyrannie de l’urgence. D’où vient-elle ? Des autres ! Ce sont les autres qui nous imposent leurs priorités et de s’en occuper dans les plus brefs délais.

Et donc, vous traitez ces urgences au détriment de vos propres taches et responsabilités.

On ne peut pas toujours échapper à cette tyrannie. Allez expliquer cela à votre patron ou votre client…

Il est donc essentiel que votre emploi du temps consacre des zones horaires pour vous.

Les gens qui réussissent savent rester concentrés sur les taches qui sont à importance élevée et à faible urgence et savent passer le moins de temps possible sur les urgences élevées et à importance faible.

Il faut non pas considérer ce qui sur votre planning comme prioritaire, mais inscrire VOS priorités sur votre planning – Stephen R. Covey

Et tenez ce planning à jour sur une vision d’une semaine pas au jour le jour, car cela ferme la porte aux urgences et vous permet de vous consacrer à ce qui est important.

Sept règles pour organiser vos journées:

• tenez votre agenda par écrit. Notez y immédiatement toutes les nouvelles taches et bloquer du temps pour ce qui est important;
• préparez votre emploi du temps la veille. Ceci vous permet à votre subconscient de vous libérer des tâches à accomplir et il passera à autre chose de plus créatif. Vous serez ainsi moins « pollué »;
• budgétez votre temps. Le temps c’est de l’argent, alors soit, attribuez pour chaque tache une durée à ne pas dépasser;
• ne planifiez pas la moindre minute de votre emploi du temps. Attribuez une somme de temps à vos taches: 60% pour les activités prévues, 20% pour les impondérables et les infâmes taches chronophages qu’on vous impose et enfin 20% pour les contacts et événements sociaux.
• Réunissez dans une seule plage de temps les activités en rapport les unes avec les autres. Définissez des plages horaires tout en restant flexible pour ne pas devenir esclave.
• donnez la priorité à vos priorités. commencez toujours par ce qui est le plus important et non par ce qui est le plus urgent.
• concentrez-vous sur le positif. pensez toujours à vous faire plaisir. Allez retrouver des amis, allez au cinéma, faire une activité que vous aimez. Votre réussite à long terme dépend de l’équilibre entre votre vie professionnelle et vos activités privées.

Profitez-en pour (re)lire le post (de 2009 déjà !) sur la méthode GTD de Stephen R. Covey.

GESTION DU TEMPS | 4/5

Etes-vous convergents / divergents ?

Les convergents:

• savent procéder par élimination, pour aboutir à un choix;
• se focalisent sur les détails;
• procèdent étape par étape;
• font des prévisions avant de commencer un projet;
• sont logiques;
• recherchent la sécurité;
• privilégient les solutions traditionnelles, qui ont fait la preuve de leurs avantages;
• sont considérés comme étroits d’esprit.

Les divergents:

• recherchent le plus vaste éventail de choix;
• aiment la diversité;
• ont une perspective globale sur les choses;
• se lancent dans leurs projets sans avoir établi de plan précis;
• ont de l’intuition;
• aiment le risque et la liberté;
• préfèrent les solutions non éprouvées;
• sont considérés comme désordonnés et peu fiables.

Conseils aux divergents:

Notez chacune de vos taches sur un post-it et disposez-les sur une feuille de papier. Ceci afin que vous obteniez une vision globale de vos taches. Vous pouvez ainsi les réorganiser selon leur importance. Cette façon de procéder convient bien aux personnes privilégiant l’aspect ludique et visuel.

GESTION DU TEMPS | 3/5

Etes-vous monochrome ou polychrome ?

Les monochrones:

• s’occupent d’une chose à la fois;
• ont de bonnes capacités de concentration;
• se plient aux impératifs d’heure ou de date;
• ne pouvant se contenter du contexte, ont besoin de le compléter par d’autres informations;
• font passer le travail avant tout;
• respectent scrupuleusement leurs plans;
• évitent de déranger les autres;
• préfèrent travailler seuls et qu’on ne s’immisce pas dans leurs affaires;
• ont un grand sens de la propriété; évitent de prêter ou d’emprunter;
• entretiennent surtout des relations à court terme

Les polychrones:

• font une quantité de choses à la fois;
• se laissent facilement distraire et ne voient pas d’inconvénient à ce qu’on les interrompe;
• considèrent les impératifs d’heure ou de date comme un but à atteindre… si possible;
• savent tirer par du contexte et trouver des informations sans les chercher de manière méthodique;
• se consacrent avant tout aux autres et aux contacts humains;
• changent de plans souvent et sans hésitations;
• se consacrent avant tout aux autres est aux contacts humains;
• changent de plans souvent et sans hésitation;
• valorisent leur entourage;
• préfèrent collaborer avec d’autres personnes, plutôt que de garder le secret sur leurs occupations;
• empruntent souvent et prêtent volontiers;
• nouent des liens indéfectibles.

Monochrones et polychromes – Qualités et défauts

Monochrones – Qualités:

• les monochrones gèrent bien leur temps;
• ils sont efficaces et accordent de l’importance aux objectifs;
• ils savent définir des priorités;
• ils sont fiables;
• ils sont ponctuels et tiennent les délais;
• ils sont adaptés aux activités soumises à un horaire ou à un planning ;

Monochrones – Défauts:

• obsédés par l’heure, les monochrones négligent d’autres considérations, comme ce que ressentent les autres;
• ils comprennent mal les aspects non quantifiables, comme la motivation et les facteurs relationnels, par exemple;
• obnubilés par l’efficacité, ils considèrent que nouer des liens de confiances et tenter de comprendre les différences de l’autre, c’est du temps perdu;
• ils limitent le temps consacré aux réunions et autres occasions d’échanger des informations de manière proactive.

Polychrones – Qualités:

• ils aiment le contact humain et sont serviables;
• ils sont sensibles et ont de l’intuition;
• ils savent souder une équipe;
• ils savent se mettre à la place de leurs subordonnés;
• ils sont doués pour les activités créatives.

Polychrones – Défauts:

• ils sous-estiment le temps nécessaire à atteindre un objectif;
• ils ont du mal à tenir leurs délais et leurs engagements;
• ils sont considérés comme moins efficaces que les monochrones.

Conseils:

Conseils aux monochrones:

• pensez et prévoyez autrement que les yeux rivés sur une horloge. Réservez du temps pour les imprévus;
• décidez des taches qui peuvent être déléguées, renvoyées à plus tard ou annulées;
• lorsqu’une réunion s’éternise, restez courtois en proposant de continuer le débat plus tard en expliquant que vous avez d’autres engagements.

Conseils aux polychrones:

• faites entrer un peu d’ordre et de planification dans votre vie. Donnez-vous des plages horaires fixes;
• apprenez à mieux estimer le temps à passer sur une tache. Multipliez par deux votre estimation ;
• considérez les délais comme des promesses qu’il faut tenir pour votre bonne réputation.
• diviser vos activités en petites étapes avec une date butoir pour chacune.

GESTION DU TEMPS | 2/5

Quel est votre cerveau dominant ?

 

Cerveau droit dominant:

Vous êtes quelqu’un de très désordonné. Mais dans cette apparente désorganisation, vous être très à l’aise. Ce que les autres prennent pour un capharnaüm est pour vous une mine d’idées.

Les listes de choses à faire ne sont pas faites pour vous. Vous avez d’ailleurs bien du mal à les établir. Non, votre force est de trouver des idées et de laisser les autres les concrétiser. Vous aimez travailler sur plusieurs sujets à la fois, sous pression et au dernier moment. Le retard n’est pas un problème pour vous, car vous privilégiez les relations humaines.

Lors des réunions, vous avez naturellement tendance à vous écarter du sujet, préférant exposer vos idées aux autres plutôt que les noter sur le papier seul à votre bureau.

Vous avez un mal fou à jeter vos papiers, vêtements…

Les plannings et agendas ne vous conviennent pas. Suivre un projet sur sa longueur est une véritable corvée.

En conclusion, vous êtes simplement quelqu’un chez qui le visuel, le spatial et la divergence dominent. Vous abordez l’existence de manière spontanée et intuitive.

 

Cerveau gauche dominant:

Vous aimez faire les choses de manière cohérente, vivre et travailler dans un environnement clair, net et structuré.

Vous finissez une tâche avant d’en attaquer une autre. Vous rangez vos affaires après les avoir utilisées.

Vous aimez arriver au terme d’un travail ou d’un projet.

Élaborer des listes et des plans d’action est quelque chose pour vous de naturel.

Vous êtes ponctuel et les autres doivent l’être également.

Vos réunions sont programmées, avec un ordre du jour connut et vous vous y êtes préparé. Et bien entendu, vous respectez le timing de déroulement.

Vous êtes prévisible (levé à la même heure, présent au travail à la même heure, etc.), et enfin, vous respectez les règles et les procédures.

Conclusion:

Il est donc bien évident que les méthodes et outils de gestion du temps ne s’adaptent pas à tous les individus.

Sauf pour ceux qui ont une prédominance de fonctionnement du cerveau gauche. Pour les autres, c’est antinaturel… et donc plus difficilement assimilable.

Cela dit, il n’y a pas de côté meilleur qu’un autre. Chacun à sa manière,

les deux hémisphères sont aussi importants l’un que l’autre.

Pour nous améliorer et être plus efficaces, nous devons nous efforcer de les faire travailler et d’améliorer leur collaboration.

Comment ? Trouvez quelqu’un qui présente le modèle inverse et qui vous aidera à progresser.

GESTION DU TEMPS | 1/5

Introduction:

La gestion du temps est par les temps qui courent une question et un problème récurrents. Tout est urgent !

Ce n’est pas tant la vitesse qui pose problème, c’est quand elle devient l’unique critère de réussite. et vous connaissez l’adage «  ne pas confondre vitesse et précipitation ». Hors de nos jours tout se fait dans la précipitation impliquant des charges de travail conséquentes et lourdes pouvant amener à des problèmes physiques (fatigue, démotivation, etc.).

Et nous voilà ainsi les marionnettes des échanges par mail, de nos smartphones… nous devons toujours être joignables ou nous tenir au courant des informations en « temps réel ».

Ainsi, la gestion du temps et plus actuelle que jamais, car elle vise à améliorer la qualité du travail et notre vie privée.

Alors pour mieux comprendre son rapport au temps, il est bon de connaître comment notre cerveau fonctionne.

Faites-vous travailler davantage votre cerveau droit ou cerveau gauche ?

Loi de Laborit

La loi de Laborit ou loi du moindre effort, édicte le principe que nous recherchons avant tout le plaisir et fuyons le stress…

Nous avons une tendance toute naturelle de réaliser ce qui nous motive et qui nous fait plaisir.

Cependant, cette loi peut nous amener à la perte de motivation, de dynamisme et de volonté d’agir. C’est pourquoi, il est nécessaire de commencer par les taches que nous trouvons pénibles…

 

Et comme nous recherchons le plaisir, octroyez-vous après la réalisation de ces taches difficiles un moment de détente.

Pour aller plus loin :

• Henri Laborit sur Wikipédia;
• Les livres de Henri Laborit sur la FNAC;

 

Je vous livre aussi ces deux vidéos sur cette approche.

 

 

 

Loi de Fraisse

La loi de Fraisse nous apprend que nous attachons plus ou moins d’intérêt aux taches que nous devons accomplir.

Cette dimension psychologique se traduit simplement par:

• le temps passe plus vite quand la tache à accomplir nous plait;
• le temps inversement paraît plus long quand cette tache nous rebute;
• attendre parait toujours plus long que d’agir;

 

Cette notion de temps est donc totalement subjective.

Il est évident que nous devons nous méfier de notre tendance « naturelle » à faire d’abord ce qu’il nous plait et pas nécessairement ce qui est important (et chiant…) à faire.

Posez-vous la question : « qu’est-ce que je remets toujours au lendemain? » et « quel temps objectif dois-je passer sur cette tache ».

Analyser également le pourquoi cette tache vous rebute… Et pourquoi pas la déléguer ;-))

Nota : Cette loi provient de Paul Fraisse (1911-1996), psychologue français.

Pour en savoir plus :

• Paul Fraisse sur Wikipédia;
• Paul Fraisse sur Atrium;
• Son livre « La psychologie expérimentale » sur Amazon;

Gestion du temps : La Technique POMODORO

J’ai envie de vous faire partager ma découverte d’une technique récente de gestion du temps : la Technique Pomodoro.

Pomodoro ? Oui c’est ce petit timer en forme de Tomate :

Quel est le rapport avec notre technique de gestion du temps ? 25 minutes !

Je m’explique.

Nous avons la capacité de nous concentrer et d’être productif pendant 25 minutes environ: c’est le fonctionnement de notre cerveau gauche : la logique, le langage, l’analyse etc… L‘objectif est donc de rester concentré sur sa tâche pendant 25 minutes.

Ensuite on s’octroie après chaque Pomodoro une pause de 3 à 5 minutes. Pendant ce temps, on se repose, on se veut créatif, on fait appel au cerveau droit (celui du rêve). Le but étant de permettre à son cerveau resté concentré sur un sujet à recompiler tout ce qui vient d’être fait et permettre de dégager de nouvelles idées… Le tout étant de ne pas penser à ce que l’on vient de faire pendant les 25 dernières minutes.

Faire marcher son cerveau droit n’est pas évident (rêver au travail !!!). Cela ne fait pas partie de notre formation scolaire et le boss ne nous paie pas pour méditer, rêver ou jouer de la musique. C’est pourtant cette phase qui nous rend plus productif !