Mon flux de travail – comment être efficace avec votre iPad et votre ordinateur au travail

Une des complexités de nos jours est le traitement des informations qui nous arrivent de partout. Aussi bien par voie électronique que par papier.

Depuis quelques années, je me suis inspiré de la Méthode GTD principalement pour le traitement de mes mails qui est la plus grosse source d’informations.

Pour rappel, la Méthode GTD c’est 5 phases:

1. collecter;
2. traiter;
3. organiser;
4. suivre;
5. faire.

Le but étant d’avoir 0 mail dans sa boîte. Et j’y arrive !

Pour m’aider dans ce process, j’utilise CLEARCONTEXT pour Outlook (uniquement que sur PC).

Cet addon me simplifie énormément la gestion des mails en automatisant leur archivage, la création des tâches et leur suivi. En résumé: soit je jète tout de suite, soit je réponds immédiatement si la tâche n’est pas longue (mois de 5 minutes), soit je délègue soit je remets à plus tard ce que je dois faire… Je gère ensuite mes tâches avec le module Clearcontext intégré dans Outlook.

Autre fonction importante, vous pouvez afficher l’ensemble des réponses pour un mail donné. En un clic, vous retrouvez l’historique des échanges comme un fil de discussion. Rapide et efficace…

Ce flux de travail ne serait pas complet si je ne pouvais pas faire la même chose sur un iPad. Il existe une multitude d’apps pour cela… A ne plus s’y retrouver.

Pour ma part, je base tout sur Evernote, PocketInformant Pro et TaskTaskHD.

Ce choix a été porté par la volonté de synchroniser l’ensemble de mes données entre le PC du boulot, les MAC de la maison et l’iPad que je trimbale partout, en s’appuyant sur Microsoft Exchange.

Evernote pour garder tous les documents, idées, croquis etc… Le logiciel est disponible sur le Web et sur toutes les plateformes (Blackberry, iOS, PC, MAC). Impossible de passer à côté. Où que vous soyez et quelque soit l’appareil utilisé, vous avez accès à toutes vos notes et fichiers !

PocketInformant Pro est simple et regroupe l’agenda, les contacts et les tâches. Seul reproche,  la non prise en charge des catégories associées à Outlook… Grosses lacune à mon sens pour notre démarche GTD. Que je comble donc avec TaskTask HD. Ah si, dernier point noir, il ne gère pas les notes Outlook… Mais comme je n’ai pas de notes Outlook, ça n’est pas gênant.

Un dernier outil utilisé pour la recherche sur Outlook : Xobni. C’est avant tout un excellent moteur de recherche dans Outlook. Vous entrez des mots clefs, une période ou encore un nom de contact et il vous donne les résultats. Fort pratique pour retrouver des informations de longue date dans des gigaoctets d’archives mail.

Voilà donc la base des outils de mon flux de travail.

Pour le flux à proprement dit, voici la map explicative (en PDF):

Je vous invite en passant à (re)découvrir mon post sur les 10 applis sur iPad à posséder (du moins à mon sens).

Ceci n’est bien entendu que ma propre expérience et ne serait en rien la méthode ultime. D’ailleurs quelle serait-elle ?

Ma gestion des tâches sous iOS et Outlook

Je recherchais depuis un moment une solution simple de partage des tâches entre mon PC du boulot, mon iPhone et iPad.

Après bien des recherches, j’ai installé l’application Remember the Milk sur iPhone et iPad.

Pour la partie PC du travail, il existe une application sur PC chargée de synchroniser vos tâches Outlook et votre compte Remember the Milk: Milksync

Et nous voilà en face du plus gros inconvénient de cette solution : le prix ! En effet, la version gratuite ne vous octroie le droit que de synchroniser vos données une seule fois par jour. Cela peut être suffisant selon vos besoins. A vous de voir. Dans mon cas, impossible ! Alors, après le passage Paypal et délesté de 25$ pour l’abonnement Pro annuel (oui quand même !), je me retrouve avec une pleine synchronisation (à la demande ou paramètrable).

Le bilan est néanmoins très positif: dès la création d’une tâche sur l’un ou l’autre des environnements, la synchronisation se fait instantanément sur tous vos appareils connectés à votre compte Remember the Milk.

L’autre force de ce logiciel est sa pleine compatibilité avec ma gestion GTD (pour rappel j’utilise Clearcontext comme gestion GTD pour mon Outlook).
Ainsi les listes créées sous Outlook (ou contextes pour les initiés) sont littéralement reprises dans Remember the Milk:

Enfin, pour la gestion des tâches, que du classique : paramètrage de la date de fin, priorité, récurrence, durée estimée, Tags, lieu et URL:

En cas de nécessité, vous pouvez accéder à vos tâches sur n’importe quel poste internet en vous connectant sur le site Remember the Milk:

Vous pouvez aussi créer vos propres listes intelligentes pour filtrer vos tâches. Celles en retard, suivant un type de tags etc… Une aide disponible dans l’application vous explique comment faire.

Notez que Remember the Milk existe pour Blackberry, Android, Gmail, Google Calendar, iGoogle… Bref une solution universelle.

En conclusion, il existe pléthore d’applications de gestion des tâches mais l’offre faite par Remember the Milk permettant de synchroniser entre Outlook et les iDevices est certainement la plus avantageuse. Bizarrement, il n’existe pas de Desktop sous Mac… Allez comprendre.

J’espère que ce retour d’expérience vous sera utile et permettra aussi de contribuer au message qu’un iPad en entreprise c’est possible ET indispensable !

Gestion du temps : La Technique POMODORO

J’ai envie de vous faire partager ma découverte d’une technique récente de gestion du temps : la Technique Pomodoro.

Pomodoro ? Oui c’est ce petit timer en forme de Tomate :

Quel est le rapport avec notre technique de gestion du temps ? 25 minutes !

Je m’explique.

Nous avons la capacité de nous concentrer et d’être productif pendant 25 minutes environ: c’est le fonctionnement de notre cerveau gauche : la logique, le langage, l’analyse etc… L‘objectif est donc de rester concentré sur sa tâche pendant 25 minutes.

Ensuite on s’octroie après chaque Pomodoro une pause de 3 à 5 minutes. Pendant ce temps, on se repose, on se veut créatif, on fait appel au cerveau droit (celui du rêve). Le but étant de permettre à son cerveau resté concentré sur un sujet à recompiler tout ce qui vient d’être fait et permettre de dégager de nouvelles idées… Le tout étant de ne pas penser à ce que l’on vient de faire pendant les 25 dernières minutes.

Faire marcher son cerveau droit n’est pas évident (rêver au travail !!!). Cela ne fait pas partie de notre formation scolaire et le boss ne nous paie pas pour méditer, rêver ou jouer de la musique. C’est pourtant cette phase qui nous rend plus productif !

La méthode GTD avec MindManager

Le site français MMD – Centre d’expertise de MindManager et du Business Mapping® nous propose de faire du GTD avec MindManager.

C’est en effet un excellent sujet proposant une carte heuristique en modèle (fichier ZIP) reprenant l’ensemble des principes de David Allen et fournissant une structure par projets.

Le site explique ensuite comment gérer à partir d’une carte « mère » l’ensemble des tâches où qu’elles soient dans les différents sous-projets.

Une vidéo résume à la fois ces principes et explique la structure de la carte heuristique. Une fort belle manière d’appréhender la méthode GTD.

Rendez-vous sur ce site !

Gestion des tâches par Editeur de Texte – TaskPaper et TodoPaper

Après voir adopté pleinement CLEARCONTEXT pour ma gestion GTD à partir de mon Outlook du boulot, je cherche depuis un petit moment un logiciel hyper simple de gestion de tâches orienté projet.

Je suis tombé sur TaskPaper (uniquement pour Mac) : plus simple, il n’y a pas !

TaskPaper est un logiciel de type éditeur de texte. La force de ce logiciel est de vous proposer de créer des projets, les tâches associées et les contextes.

Leo Babauta – L’art d’aller à l’essentiel

« Le pouvoir d’une vie simplifiée : se fixer moins d’objectifs, progresser, changer ses habitudes pour une vie plus épanouissante ».

Voilà ce que nous propose la lecture du livre de Leo Babauta « L’art d’aller à l’essentiel ».

Ce livre est un condensé des principes que Leo Babauta a mis en pratique dans sa vie

Xobni la puissance de la recherche dans Outlook

En complément de ClearContext, je vous avez parlé la semaine dernière de Xobni (INBOX à l’endroit). Ce logiciel développé par une entreprise californienne, est un add-in pour Outlook qui vous offre un nouveau moyen d’organiser et de chercher vos mails.

Méthode GTD – ClearContext

Après le petit post de la semaine dernière sur la méthode GTD, j’ai cherché à appliquer cette méthode sur ma boîte Outlook du travail.

Il ressort de mes recherches, trois principaux logiciels:

– L’add-in officiel de David Allen ;

– une version en JAVA totalement gratuite Jello Dashboard ;

– ClearContext ;

Après avoir tester les trois logiciels, tous disponibles en version d’essai, voici mon avis:

La méthode GTD (Getting Things Done !)

N’avez-vous jamais entendu parlé de la méthode GTD (Getting Things Done) ? Non ? Et bien sachez que cette méthode est une révolution dans le management des taches. L’investigateur de cette méthode, David Allen, propose sa méthode depuis plusieurs années aux Etats-Unis. Son livre « Prêt pour l’action, 52 stratégies pour devenir vraiment efficace ! », est un best seller international. Vous pouvez le trouver, sur les principaux sites de vente en ligne ou dans votre librairie du coin.

En quoi consiste cette méthode ? A s’organiser bien sûr mais surtout à se vider l’esprit ! Encore une méthode, une de plus, me direz vous. Oui mais celle-ci offre l’avantage d’être utilisable par tous sans avoir à se prendre (pas trop) la tête. Le fait d’écrire ce que vous devez réaliser, libère votre cerveau de retenir tout un tas de choses. Vous êtes plus productif.